Jak sporządzić raport z audytu

W każdej organizacji przynajmniej raz w roku odbywa się audyt, na końcu którego sporządza się akt. Jest to dokument potwierdzający fakt audytu, jest opracowywany przez kilka osób jednocześnie, które ponoszą istotną odpowiedzialność lub są upoważnione do obecności w inwentarzu. Niektóre firmy mają własne formularze do pisania raportu z audytu, w którym to przypadku wystarczy wypełnić wymagane pola. Jeśli nie ma formy, musisz ją napisać samodzielnie.

Będziesz potrzebować

• Forma aktu, jeśli istnieje;

• Projekty notatek napisanych podczas audytu;

• Komisja trzech osób;

• Aplikacje (w razie potrzeby).

Instrukcja obsługi

1

Na podstawie wyników audytu wypełnia się certyfikat kontroli i spis. Każde działanie musi być wykonane przez co najmniej trzy osoby odpowiedzialne. Przed rozpoczęciem audytu utwórz prowizję, wypełnią ten akt.

2)

Przechowuj projekty notatek (odzwierciedlają rzeczywiste informacje, zawierają wskaźniki ilościowe), które sporządzasz podczas audytu, sporządzając akt na ich podstawie.

3)

Wprowadź wymagane szczegóły aktu: nazwę organizacji, nazwę rodzaju dokumentu (ACT). Musi istnieć data (tutaj jest data sporządzenia dokumentu, jeżeli akt sporządza się na koniec audytu, co zajęło kilka dni, w tekście aktu należy wskazać okres audytu) i numer rejestracyjny dokumentu. Wskaż miejsce kompilacji, zrób nagłówek do tekstu. Tytuł aktu powinien zaczynać się od słów: „Akt audytu”.

4

Napisz tekst aktu. Powinien składać się z dwóch części, część wprowadzająca opisuje, na jakiej podstawie przeprowadzono audyt. Może to być dokument regulacyjny, dokument administracyjny lub umowa wskazująca jego datę i numer. Zanotuj tutaj skład komisji, wskaż przewodniczącego. W części głównej napisz o metodach i warunkach wykonanej pracy, zaznacz ustalone fakty, a także nie zapomnij o wnioskach i sugestiach. Powinieneś także napisać wnioski na podstawie wyników audytu.

5

Pod koniec aktu nie zapomnij złożyć podpisów komisji, na samym końcu wskaż liczbę wykonanych kopii i ich adresatów. Liczba kopii aktu kontroli jest różna w zależności od liczby zainteresowanych stron, do których ten akt jest wysyłany. Co więcej, najczęściej kwota jest określona w dokumentach regulacyjnych organizacji.

6

Po zaznaczeniu liczby kopii aktu napisz o ewentualnych załącznikach do niego.

Zwróć uwagę

Ustawa wchodzi w życie po podpisaniu dokumentu przez wszystkich członków komisji.

Jeżeli członek komisji nie zgadza się z treścią aktu, musi podpisać akt z zastrzeżeniem co do jego braku zgody.

Przydatna rada

Przy podpisywaniu certyfikatu kontroli należy podać nie tylko nazwisko, imię i patronimikę, ale także, w razie potrzeby, miejsce pracy osób odpowiedzialnych.

Jeżeli świadectwo kontroli musi zostać zatwierdzone przez wyższe kierownictwo, wydawana jest odpowiednia pieczęć do zatwierdzenia.

jak sporządzić dokument danych