Raport z wydatków: jak wypełnić dokument

Każdy dokument oparty na otrzymaniu pieniędzy wymaga prawidłowej formy. Jeśli organizacja zapewniła pracownikowi fundusze na jakiekolwiek potrzeby, konieczne jest zgłoszenie się do nich poprzez wypełnienie raportu z wydatków.

Kto powinien wypełnić raport z wydatków

Dyrektor nie może przekazywać pieniędzy żadnej organizacji bez żadnego powodu. Początkowo należy ustalić listę pracowników, którzy mają prawo do otrzymania gotówki z późniejszym raportem. W tym celu konieczne jest sporządzenie i wydanie specjalnego zamówienia.

Jeśli podwładny potrzebuje funduszy na prowadzenie jakiejkolwiek działalności, musi przekazać dyrektorowi oświadczenie o dowolnej formie. Wymagane jest wskazanie wymaganej kwoty i celu, dla którego żądane są pieniądze. Jeśli dyrektor zgadza się z oświadczeniem, to osobiście podpisuje oświadczenie i wskazuje, na ile pozwala pożyczyć środki i na jak długo.

Ważne jest wskazanie, że gotówkę można wydać tylko pracownikowi, który już w pełni rozliczył wszystkie wcześniej otrzymane kwoty.

Czasami pracownik może potrzebować pełnomocnictwa, które musi być wykonane w imieniu organizacji zgodnie z ustalonym wzorem nr M-2 lub nr M-2a. Formularze te zostały zatwierdzone w 1997 r. Uchwałą Federalnego Urzędu Statystycznego Federacji Rosyjskiej.

W przypadku wydanych pieniędzy wydanych w dziale księgowości organizacji pracownik musi zgłosić się. Istnieje pewien okres, w którym należy wypełnić i przesłać raport z wydatków. Jest to 3 dni od końca okresu wskazanego przez kierownika organizacji w formularzu wniosku.

Jeśli pracownikowi zapewniono fundusze na potrzeby podróży służbowych, powinien on zgłosić je w ciągu najbliższych 3 dni roboczych po powrocie z podróży służbowej.

Jak potwierdzane są wydatki w raporcie z wydatków

Jeśli pracownikowi pozostały pieniądze, nie będzie w stanie zwrócić ich tak samo kasjerowi. Najpierw musisz zebrać wszystkie dokumenty potwierdzające, że pieniądze zostały wydane specjalnie na potrzeby, na które zostały dostarczone. Mogą to być czeki gotówkowe i towarowe, bilety, paragony, akty i inne formy ścisłego raportowania.

Po otrzymaniu każdego takiego dokumentu konieczne jest sprawdzenie, czy data, kwota i szczegóły są czytelne.

Wszystkie dokumenty dla pracownika będą musiały zostać przekazane do księgowości.

Co się stanie, jeśli raport z wydatków nie zostanie poprawnie wypełniony

Jeśli pracownik nieprawidłowo wykonał lub nie przedłożył raportu z wyprzedzeniem w ciągu 3 dni, organ nadzoru uzna otrzymane środki za dochód, od którego konieczne będzie naliczenie składki ubezpieczeniowej i podatku dochodowego od osób fizycznych. Jeśli jednak później pracownik dostarczy wszystkie niezbędne dokumenty i raport, wówczas księgowy będzie musiał dokonać ponownego obliczenia.

Upoważniony pracownik organizacji może wstrzymać się z kwotą, za którą nie otrzymano raportu z pensji pracownika.

Podstawowe zasady przygotowania raportu z wydatków

Podstawą dostarczenia raportu z wydatków są następujące zasady:

1. Raport wydatków musi być poparty dokumentami potwierdzającymi wydane kwoty.

2. Dokumenty należy złożyć nie później niż 3 dni robocze po zakończeniu podróży służbowej, okresie wskazanym przez kierownika lub od momentu podjęcia pracy po chorobie lub urlopie.

3. Raport jest sporządzany w specjalnej formie nr AO-1. Dozwolone jest również korzystanie z formularza raportu z wydatków, który jest zatwierdzany przez kierownika organizacji.

4. Tylko kierownik musi być odpowiedzialny za zatwierdzenie raportu z wydatków.

5. Raport z wydatków jest wypełniany przez pracownika, który wydał pieniądze. Ponadto księgowy powinien wprowadzić niektóre informacje.

W raporcie wydatków należy wskazać następujące dane:

1. Informacje o firmie, która wydała pieniądze pracownika.

2. Informacje o pracowniku, który otrzymał fundusze od organizacji.

3. Cel, dla którego konieczne jest zapewnienie pieniędzy pracownikowi firmy.

4. Kwota

5. Dane dotyczące wszystkich wydatków z potwierdzeniem.

6. Bilans, jeśli w ogóle.

Na koniec pracownik i pracownicy działu księgowości, którzy wydali pieniądze i otrzymali resztę, składają podpisy.

W raporcie wydatków nie są wymagane znaczki. Jest tak, ponieważ dokument jest wewnętrzny. I nie wykracza poza organizację. Ponadto od 2016 r. Wszystkie osoby prawne, a nie tylko indywidualni przedsiębiorcy, mają pełne prawo nie poświadczać swoich dokumentów pieczęciami i pieczęciami.

Raport jest wypełniany w jednym egzemplarzu. Jest to część oryginalnej dokumentacji i nie należy mylić jej konstrukcji. Jeśli z jakiegoś powodu nie można było uniknąć plam lub nieprawidłowego wypełnienia, lepiej jest przyjąć nowy formularz i wypełnić go w nowy sposób.