Jak usprawnić kontrakty na dostawy

Dokumentacja firmy powinna być utrzymywana w porządku. Aby łatwo znaleźć odpowiednią umowę na dostawę towarów wśród innych dokumentów biznesowych, warto stworzyć dla nich osobną półkę lub folder. Ale nie tylko to. Same umowy również muszą zostać usprawnione.

Instrukcja obsługi

1

Zbierz wszystkie zamówienia, które chcesz uporządkować i oceń je. Zwróć uwagę na to, jak często są zawierane i z którymi partnerami. Pomoże Ci to wybrać sposób klasyfikacji dokumentów.

2)

Jeśli jest wielu partnerów, bardziej odpowiedni jest sposób na zawarcie umów przed datą ich zawarcia. W przypadku, gdy przez długi okres umowy są zawierane z tymi samymi firmami, można je pogrupować według odrębnych kategorii (folderów) według kontrahentów. W niektórych przypadkach wystarczy po prostu ułożyć umowy w kolejności alfabetycznej według nazw firm partnerskich.

3)

Niezależnie od wybranej metody, nie zapominaj, że obszerne foldery są bardzo niewygodne w użyciu. Przejrzyj umowy i usuń ze wspólnego stosu te, które wygasły. Utwórz dla nich osobny folder. Takie umowy są najczęściej stosowane tylko w poszczególnych przypadkach, w codziennej pracy nie są wymagane.

4

Układając umowy w porządku chronologicznym, należy przestrzegać ogólnych zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji. W często używanych folderach ostatnio zawarte umowy znajdują się na górze. Poniżej znajdują się dokumenty z wcześniejszym terminem. Wręcz przeciwnie, przy składaniu w archiwum pierwszy powinien znajdować się na górze, a ostatnia umowa zawarta poniżej.

5

Użyj markerów, etykiet, zakładek i innych materiałów biurowych, aby wizualnie oddzielić jedną kategorię od drugiej. Upewnij się, że te ograniczniki są wyraźnie podświetlone w folderze. To znacznie ułatwi wyszukiwanie niezbędnych dokumentów.

6

Po tym, jak wszystkie umowy na dostawę towarów zostaną odpowiednio ułożone w folderze, należy sporządzić rejestr dokumentów. Weź go na okładkę lub umieść w folderze na wierzchu wszystkich umów. Pozostaw puste wiersze w rejestrze. Wprowadzając nową umowę, wprowadź informacje na jej temat w rejestrze.