Jak zorganizować formalności

Papierkowa robota - praca z dokumentami i wsparcie dokumentacji dla zarządzania w tej konkretnej organizacji, zarządzanej przez GOST R 51141-98 „Papierkowa robota i archiwizacja. Warunki i definicje”. Organizacja pracy biurowej polega na organizacji rejestracji, przechowywania i wykorzystywania dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych w bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

Instrukcja obsługi

1

Organizując pracę biurową, ustal, czy twoja firma, organizacja, geograficznie odległe jednostki lub oddziały, weź ten fakt pod uwagę i rozważ mechanizm interakcji z tymi jednostkami. System biurowy w nich powinien być identyczny z centralą, aby uniknąć problemów podczas rejestracji i formalności.

2)

Zastanów się, z której z istniejących formalności będziesz korzystać: scentralizowanej, mieszanej lub zdecentralizowanej. Ich wybór determinuje strukturę przedsiębiorstwa (niezależnie od tego, czy posiada jednostki geograficznie odległe) oraz wyposażenie techniczne usługi zarządzania biurem. Jeśli ta usługa jest niewielka i nie jest technicznie świadczona, wówczas część jej funkcji jest przekazywana do jednostek. W takim przypadku dochodzi do mieszanej dokumentacji. W przypadku, gdy usługa ta jest wyposażona we cały niezbędny personel, sprzęt i oprogramowanie, wówczas ta forma przechowywania dokumentacji zostanie scentralizowana.

3)

W każdej jednostce strukturalnej wybierz specjalną jednostkę kadrową, która będzie wykonywać prace biurowe. Jeśli nie jest to możliwe, wyznacz innego pracownika, który połączy wykonywanie swoich głównych obowiązków z funkcją urzędnika.

4

Określ liczbę i nazewnictwo spraw, które będą obejmować wszystkie dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne. Jeśli są to dokumenty wyższej organizacji (macierzystej), są one przedkładane do rozpatrzenia; dokumenty podległych organizacji należy przedłożyć do rozpatrzenia zastępcy szefa odpowiedzialnemu za współpracę z nimi. W związku z tym apele obywateli - do tego zastępcy, który ma obowiązek pracować z ludnością.

5

Po zidentyfikowaniu kręgu korespondentów utwórz klasyfikator, za pomocą którego możesz natychmiast ustalić, do której grupy korespondentów należy ten dokument. Na przykład przypisz kod 01 dla organów publicznych, kod 02 dla listów wyższej organizacji, kod 03 dla dostawców, kod 04 dla klientów itp. Pomoże to usprawnić przepływ dokumentów w organizacji.

6

Zdecyduj, w jakiej formie zostanie przeprowadzony przepływ pracy - w czasopiśmie lub na karcie. Oba formularze są wdrażane w specjalnych elektronicznych programach do zarządzania dokumentami. Jeśli nadal nie możesz kupić takiego programu, skorzystaj z elektronicznych dzienników rejestracji dokumentów; można je wykonać w programie Excel.