Jak napisać list do dostawcy

Korespondencja biznesowa wymaga delikatności, szczególnie w przypadku listów do dostawcy, ponieważ powodem odwołania może być niedopełnienie obowiązków nie tylko z jego strony, ale również ze strony organizacji.

Instrukcja obsługi

1

Jeśli po raz pierwszy kontaktujesz się z dostawcą, aby zamówić u niego produkty, skorzystaj ze standardowego formularza wniosku o dostawę produktu ustanowionego przez tę organizację. Jeśli to oświadczenie nie zostanie opublikowane elektronicznie na stronie internetowej organizacji, napisz list w wolnym stylu.

2)

Jeśli zamawiasz kilka rodzajów produktów w różnych ilościach, złóż zamówienie w formie tabeli z nazwą, artykułem, kolorem produktu, jeśli to konieczne. Zapisz obowiązek zapłaty za zamówiony towar, przekaż dostawcy szczegóły swojej organizacji, na podstawie tych danych dostawca sporządzi umowę. Na końcu listu wyrażaj nadzieję na dalszą wzajemnie korzystną współpracę.

3)

Jeśli Twój list do dostawcy dotyczy niewłaściwego wypełnienia przez niego obowiązków wynikających z umowy, nieterminowej dostawy towarów lub towarów złej jakości, gatunku lub rodzaju, skorzystaj z obrotu „Pismem informujemy cię…”, „Informujemy cię …”. Jasno określ przyczynę, dla której nie możesz przyjąć wysłanego towaru. Zapoznaj się z umową lub wnioskiem o zawarcie umowy, która wskazuje, ile jednostek i jakiego rodzaju produktu dostawca powinien był wysłać. W takim przypadku dostawca łatwiej będzie skorygować swój błąd.

4

Jeśli twój list dotyczy niemożności zapłaty za towar w terminie określonym w umowie, powiadom o tym dostawcę w najbardziej miękkiej, ale jednocześnie oficjalnej formie. Skorzystaj z obrotów „Przepraszamy za opóźnienie w płatności …”, „Ze względu na okoliczności nie możemy zapłacić rachunków przed …”.

5

Poinformuj kontrahenta dokładnie, kiedy zamierzasz spłacić dług wobec niego, a twoja organizacja z pewnością spełni ten obowiązek. Na końcu listu wyrażaj nadzieję, że ten odcinek nie wpłynie na twoje długoterminowe relacje partnerskie.