Jak opisać proces biznesowy

Wideo: Jak rozpisać prosty proces KROK PO KROKU? 2024, Lipiec

Ostatnio pojawiła się tendencja firmy do przechodzenia od zarządzania funkcjonalnego do zarządzania procesami, w związku z czym znacznie wzrasta rola prawidłowego opisu i formalizacji procesów biznesowych. Dopiero po zakończeniu tych działań możemy mówić o optymalizacji procesów biznesowych jako sposobu na zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa.

Będziesz potrzebować

CASE-narzędzie, które pozwala sformalizować proces biznesowy w notacji graficznej.

Instrukcja obsługi

Pierwszym z nich jest krótkie i dokładne sformułowanie nazwy opisanego procesu, który powinien być zrozumiały i odzwierciedlać ogólną istotę sekwencji działań składających się na proces biznesowy. Na przykład zamiast „Złożenie wniosku o wytworzenie przedmiotu do produkcji i monitorowanie jego wykonania” wystarczy nazwać proces „Monitorowaniem produkcji produktu”. Po drugie, należy rozbić cały opisany proces na mniejsze („atomowe”) zadania lub funkcje podprocesu i określić kolejność ich realizacji. Przy takim podziale opisany proces będzie procesem najwyższego poziomu. Poziom szczegółowości procesu najwyższego poziomu może być inny, ale powinien być odpowiedni do zrozumienia przez odbiorców, którzy wykorzystają Twój opis.

Istnieje kilka sposobów opisania procesu biznesowego. Najpopularniejszym z nich jest grafika, za pomocą diagramów wykonanych w różnych notacjach (notacja to zestaw znaków, które coś wskazują).

Najpopularniejsze typy notacji opisujących procesy biznesowe to IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itp.

Jako przykład zastanówmy się nad schematem wykonanym w notacji BPMN (Business Process Modeling Notation) za pomocą narzędzia CASE programu PowerDesigner (ryc. 1). Główne elementy na schemacie to:

1. „Proces” (funkcja) - prostokąt zaokrąglony na rogach;

2. „Przejście” - strzałka łącząca procesy;

3. „Rozwiązanie” - romb zawierający pytanie, na które można odpowiedzieć tylko „Tak” lub „Nie”;

4. Warunki - wyrażenia tekstowe, w których następuje przejście z jednej funkcji do drugiej. Warunki są zawsze ujęte w nawiasy kwadratowe. Czasami przydatne jest podzielenie diagramu na „Ścieżki” - pionowe lub poziome sekcje, które wskazują jednostki przedsiębiorstwa lub pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie określonej funkcji. W takim przypadku ikona tej funkcji powinna znajdować się w jej sekcji. Oprócz wymienionych elementów, diagram może również zawierać listę danych, które są danymi wejściowymi lub wyjściowymi dla procesu, a także łącza do zasad lub przepisów, zgodnie z którymi ta lub ta funkcja jest wykonywana. Przykład opisu procesu biznesowego „Kontrola produkcji produktu” pokazano na ryc. 1. Łatwo zauważyć, że ten schemat jest bardzo podobny do schematu blokowego algorytmu rozwiązywania problemu.

Graficzny opis procesu można również uzupełnić tekstowym opisem jego funkcji podprocesu w postaci tabeli zawierającej następujące kolumny: nazwa procesu, jednostka (właściciel procesu), opis procesu, wynik wykonania procesu. Przykład takiego opisu pokazano na ryc. 2. Jeżeli oczekiwana jest dalsza optymalizacja opisanego procesu biznesowego, do tabeli można również dodać kolumnę z opisem trudności lub wad aktualnie działających funkcji podprocesu.